Missions :
Au sein du Pôle des services techniques (6 Départements pour une vingtaine de directions) vous êtes en charge
d'organiser, coordonner la transmission, la rédaction d’informations et le suivi administratif.
Vous apportez une aide permanente à la direction générale (DGS, DGAS…) et aux directeurs du Pôle Transition
Ecologique, Aménagement du Territoire et Espace Public (TEATEP) en termes d’organisation personnelle, de
gestion, de communication, d’information, d’accueil, et de suivi de dossiers.
-Organiser les activités professionnelles du DGST et DGAST : agenda, déplacements, etc.
-Assurer l'accueil physique et téléphonique : renseigner, prendre des messages, orienter et filtrer
-Enregistrer, trier et répartir les courriers entrants/sortants, suivre les réponses apportées
-Organiser, préparer et suivre des évènements et des réunions : planification, organisation matérielle et logistique, préparation des ordres du jour et des dossiers, rédaction de compte-rendu/relevés de décisions
-Prendre des initiatives pour faciliter le fonctionnement du Pôle TEATEP et apporte un soutien organisationnel aux directeurs du Pôle
-Assurer la fonction de référent RH
-Gérer et actualiser les tableaux de bord du Pôle TEATEP,
-Assurer la fonction support pour les sujets transversaux.
-Travail en binôme avec l'assistante du DGAS Pôle Ressources Humaines
-Assurer en renfort ponctuel les missions d'assistant de direction des autres DGAS (période de congés notamment)
Profil recherché
Savoir :
-Connaissances des compétences de la Communauté Urbaine Grand Besançon Métropole et de la Ville de Besançon
-Méthodes et usages de la collectivité : charte, procédure, formulaire, organigramme
-Procédures administratives
-Techniques de secrétariat
-Maitrise des outils informatiques : logiciels de bureautiques (Word, Excel, Powerpoint) de messagerieélectronique, de travail collaboratif (Teams, Zoom), et progiciels internes liés à la gestion de l'activité de la
collectivité (IxBus, DOTELEC, e-sedit, etc.).
Savoir-faire :
-Organisation méthodique du travail et gestion du temps - Savoir rendre compte à sa hiérarchie - Aptitudes relationnelles - Capacités d'adaptation - Capacités rédactionnelles
Savoir-être :
-Rigueur - Capacité à travailler en équipe - Autonomie et responsabilité - Sens aigu de la confidentialité
Contraintes particulières :
-Horaires de travail en plage fixe : 8h30-12h30 - 13h30/18h00 en alternance avec les assistantes de laDirection Générale des Services, mais possible au-delà en fonction de l’urgence et du nombre des tâches.
-Poste télétravaillable 1 jour par semaine après 3 mois de présence
Recrutement par :
-voie statutaire : cadre d’emploi des Rédacteurs ou en interne aux adjoints administratifs avec une expérience confirmée contractuelle : pour les personnes titulaires d'un BAC +2. Dans ce cas, un CDD de 3 ans est proposé avec possibilité de reconduction et passage en CDI après 6 ans de contrat selon la législation applicable aux travailleurs handicapés
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Date limite de candidature : 15 janvier 2024
Pour les candidatures internes, une réunion de présentation du poste est prévue le 12 janvier matin au CAM . La participation est soumise à une inscription auprès de N VEYA.
Pièces requises : lettre de motivation et CV (format pdf)
D’autres bonnes raisons de nous rejoindre :
-Rémunération statutaire et régime indemnitaire lié aux fonctions exercées +NBI Secrétariat prime annuelle versée en fin d'année, correspondant à un traitement indiciaire mensuel,
-Conditions de travail favorables : flexibilité des horaires sur 36h20 / semaine, télétravail à hauteur de 2 jours par semaine selon les postes, -35 jours de congés,
-Avantages du Comité des œuvres sociales de la collectivité : chèques vacances, voyages, loisirs et billetterie, locations saisonnières, à des prix attractifs,
-Participation de l'employeur à l’assurance prévoyance,
-Forfait "mobilités durables" prévu à hauteur de 300€ maximum / an, pour les agents utilisant leur vélo ou trottinette pour leur déplacement domicile-travail,
-remboursement des frais de transports en commun à hauteur de 75 %,
-Une offre de formations pour vous permettre de développer vos compétences et vous accompagner dans votre parcours professionnel.
Contacts :
RH : VEYA Nathalie - Cheffe du service Recrutement-GPEC 03.81.61.51.45
Au sein du service : M. Denis FRELAT, Directeur général des services techniques au 03.81.87.85.73